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代表電話を受けるために社員を出社させていませんか?社員のスマホで電話対応可能なMOT/PBXとは?

働き方の変化に伴い、オフィスの在り方も変化しています。特にリモートワークが増える中でご相談が多いのが、「オフィスの固定電話が受け取れない」「出勤者に電話応対業務が偏る」などです。今回は、そんなお悩みを端末代無しで解決する、次世代型ビジネスフォン「MOT/PBX(モットピービ―エックス)」をご紹介します。フロンティア技研では「MOT/PBX」の導入サポートを行なっております。気になる方はぜひお気軽にお問い合わせください。

次世代型ビジネスフォン「MOT/PBX」 とは

次世代型ビジネスフォン「MOT/PBX」とは、国内導入実績20,000社以上の新しい電話サービスです。従来の法人電話・ビジネスフォン機能はもちろん、電話業務を効率化する機能(CTI・IVR・通話録音など)が1アプリで利用できます。また、固定電話やスマートフォンなどの端末を新たに購入する必要は無く、専用のアプリ「MOT/ Phone」をインストールするだけで利用が可能です。導入時のコストが抑えられるのも選ばれている理由の一つです。

MOT/PBXの特徴やメリットをご紹介

さまざまな特徴やメリットがあるのがMOT/PBXです。

■スマホ・PCを内線化することでテレワークに対応
MOT/PBXは、お持ちのスマホやPCにアプリをインストールするだけで、会社固定電話の機能(外線・内線)が追加されます。事務所に着信した電話をテレワーク中の社員に取り次ぐ、スマホで会社の電話番号から発着信ができるなど、場所を選ばずに自由にビジネスホンの機能を使うことができます。

■通信費・端末費の削減
MOT/PBXは、社員間や拠点間の通話が無料です。外線通話も従来のビジネスホンに比べ割安なため、通信費の削減に繋がります。社用携帯は、新規端末代、毎月のSIM契約費などが高額となりますが、MOT/PBXは社員の携帯をそのままビジネスホンとして利用ができます。そのため、端末代や毎月の通信コストが削減できるのも嬉しいポイントですね。

■通話の音質が高い
一般的な通話アプリでは、一つのデータセンターに接続が集中するため、通話が不安定になる場合があります。MOT/PBXは専用データセンターを複数設置しているため、通話品質が安定しています。

■使いやすく見やすいUI(ユーザーインターフェース)
MOT/PBXは、国内で開発されたアプリのため、日本人が使いやすく、わかりやすい画面設計となっています。また、アプリのバージョンアップも定期的に行われ、より使いやすく進化しています。

MOT/PBXの多彩な機能とは?

■スマホ・PCの内線化
これまで社用携帯(スマホ)では「会社番号での受信・発信」「内線での通話」「取次」などができませんでした。そのため、会社の電話を受け取ることができない、電話対応のためだけに出勤をしなければならないなどさまざまな課題が発生していました。MOT/PBXは、場所を問わず外線・内線をお持ちのスマホ・PCで利用ができます。

■インターネットFAX
FAX受信もMOT/PBX内で行うことができます。会社のFAX番号で受信したファイルは、PDFとしてスマホやPCで閲覧できます。印刷が必要なものだけ印刷することで紙の節約にもなります。取引先へのFAX送信もアプリ内で行うことができません。FAXの送受信のために出勤する必要はありません。  

■ビジネスチャット
MOT/PBXはチャットも利用できます。コミュニケーションツールを別途利用する必要はありません。MOT/PBXに登録している社員間のみが利用できる機能のため、誤送信による情報の社外流出を防ぎます。

■全通話録音
MOT/PBXを利用した外線通話は全て録音することができます。手動で録音開始をする必要は無く、全通話が自動で録音されます。そのため、聞き逃しや聞き間違いを防ぎます。

■着信時の顧客情報の表示(CTI)
MOT/PBXは、着信と同時に、着信番号から取引先情報を自動表示してくれます。顧客情報を質問することなく対応ができるため、新人社員でも電話対応がしやすくなります。また、取引先もスムーズな対応にストレスが減り、信頼が増すでしょう。

■自動音声案内(IVR)
「お電話ありがとうございます。初めてのお問い合わせの方は1番を押してください」というアナウンスを聞いたことがある人は多いのではないでしょうか。MOT/PBXではこの、自動音声案内機能も利用ができます。対応者や対応部署への取次時間の短縮が可能です。

■iPad受付システム
iPadで動作するフロント受付システム「MOT/Phone受付システム」を連動することで、エントランスに設置されたシステムから直接、担当者のスマホを呼び出すことが可能です。フリーアドレスやテレワーク中でも来客対応が可能になります。

MOT/PBXの導入事例をご紹介

■テレワーク中でも代表電話への対応が対応できるように

<導入前課題>
事務用品やOA機器を販売するW社。
テレワークを導入するにあたって大きな壁となったのが「電話対応」でした。注文の電話や機械トラブルの連絡など着電件数は非常に多く、社内にいるスタッフに負担が偏ってしまっていました。また電話が同時に複数かかってくるとお客様をお待たせすることも。

<導入後の変化>
どこにいても社内にいるのと変わらず電話対応ができるようになり、お客様に迷惑をかけずに対応ができるようになりました。また社員間の業務の偏りも解消され、働きやすい環境を社員に提供できた点も満足しています。

■自動音声案内で電話応対業務が激減〜印刷会社の事例〜

<導入前課題>
F印刷会社(岡山県)は、移動時間短縮のためにリモートワークを推進していました。リモートワークが進むにつれ、出勤者が電話対応業務に追われる、内線が取り次げないなどの電話業務の課題が増え、MOT/ PBXを導入しました。

<導入後の変化>
自動音声案内(IVR)を導入したことで、社員が対応する電話の本数が格段に減っています。会社への営業電話も、音声案内のワンクッションがあるため減少。ムダな電話応対が減り業務効率化につながっています。

■iPad受付システムで受付業務を簡素化〜コンサルティング会社の事例〜

<導入前の課題>
取引先に常駐して仕事をするため、事務所を空けることが多いITコンサルティング会社のB社。来訪されたお客様がいた場合、それまでは受付電話を事務所の誰かが受け、それを担当者に回すという手間がかかっていました。

<導入後の変化>
iPad受付(MOT/Phone受付システム)機能は、来訪されたお客様が担当者の名前をタッチするだけで、担当のMOT/ Phoneにつながります。受付のためのスタッフを常駐させる必要がなくなりました。直感的な見た目で、誰でもわかりやすく操作できる点も来訪される人にも好評だそうです。

いかがでしたでしょうか。
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